Малий бізнес завжди демонстрував особливу життєву силу, творчий підхід до вирішення бізнес-завдань і бажання розвиватися. Власники малого бізнесу схильні вкладати значну частину зароблених грошей у розвиток підприємства, а не, наприклад, у зберігання товстих куп бухгалтерських документів.
Серйозний бізнес без бухгалтерського обліку немислимий. Для тих бізнесменів і підприємців, які поділяють цю точку зору, створені програмні комплекси для електронного обліку та документообігу.
Найголовніша перевага електронного обліку очевидна. Він не займе місця на вашому столі, в сейфі або в картотеці. А загальна вартість зберігання електронного документа на кілька порядків менша, ніж паперового. Немає необхідності забезпечувати збереження паперових архівів протягом передбаченого законодавством часу. Зате можна надійно зберігати всю бухгалтерію як мінімум за весь період діяльності компанії, так і зберігати її стільки, скільки існує інтернет.
Важливий момент. Набагато простіше і дешевше забезпечити збереження електронних документів і запобігти несанкціонованому доступу до них за допомогою сучасного програмного забезпечення, ніж зберігати і захищати паперові архіви.
При правильній організації бізнесу електронний облік не займає місця навіть на жорсткому диску вашого комп'ютера або сервера компанії. У сучасних програмних системах бухгалтерського обліку використовуються хмарні сервіси. Це означає, що підприємству не потрібно створювати і підтримувати IT-інфраструктуру. Досить обладнати робоче місце бухгалтера комп'ютером, підключити його до інтернету і скористатися послугами інтернет-провайдера бухгалтерських послуг.
Звітність, навіть підготовлена бухгалтерською службою, мала б мало спільного з бухгалтерським обліком, якби не мала електронного цифрового підпису або ЕЦП. Електронні документи, затверджені ЕЦП, приймаються до розгляду податковими та іншими державними органами, аудиторськими компаніями, банківськими організаціями. Тільки уявіть, за допомогою електронного обліку та ЕЦП можна звести комунікацію з податковою інспекцією до обміну електронними повідомленнями.
Електронний облік надає величезну кількість функціональних можливостей, як для бухгалтера, так і для власника бізнесу. Програмні пакети надають зручні засоби візуалізації та звітності, в тому числі на основі інформації, отриманої з різних систем бухгалтерського обліку. Електронний підхід значно полегшує і прискорює роботу бухгалтера, а підприємець отримує в своє розпорядження масу корисної інформації про діяльність свого підприємства. Більш того, працювати з такими комплексами можна віддалено, за допомогою комп'ютера і інтернет-браузера.
Підприємець та його IT-фахівець можуть самостійно створити систему електронного обліку та документообігу на базі комп'ютерної інфраструктури свого підприємства або хмарних сервісів. Але на практиці зручніше і дешевше користуватися бухгалтерськими послугами онлайн за передплатою. Вартість користування такими послугами невисока. Важливою перевагою є те, що бухгалтерські онлайн-сервіси пропонують найактуальніші види звітності та практично миттєво впроваджують зміни, внесені державними регуляторами. Хорошим критерієм якості бухгалтерських послуг є наявність підтримки користувачів, можливість навчання та тестування користувача, документація сервісу.
Функціонал, різноманітність звітів, високий ступінь автоматизації, невисока вартість послуг дозволяють працювати бухгалтеру настільки просто, що з їх допомогою бухгалтер може готувати і подавати звітність в податкові органи відразу декількох підприємств.
